Forschungswerkzeuge auswählen: 5 Schritte zur Softwarewahl

Forschungswerkzeuge auswählen: Schritte zur Softwarewahl führen von der Bedarfsliste über Produktprofile und Tests bis zu Datenschutz, Kostenplanung und Vertrag.

Schritt 1: Bedarf vor der Produktwahl eingrenzen

Beginnen Sie mit einer Bedarfsliste, bevor Sie eine Plattform bewerten. Die Projektgruppe hält darin fest, welche Daten entstehen, wer damit arbeitet, welche Geräte sie erzeugen und welche Resultate benötigt werden. Gewichten Sie jede Anforderung als Muss, Soll oder Kann, damit unverzichtbare Punkte nicht mit Zusatzwünschen vermischt werden.

Ergänzen Sie das Datenvolumen und die Aufbewahrungsfristen. Eine große Arbeitsgruppe benötigt andere Werkzeuge als ein kleines Team. Notieren Sie außerdem, welche Systeme heute bereits zur Dokumentation dienen. Diese Angaben helfen, den Umfang der späteren Auswahl und die nötigen Schnittstellen früh einzuschätzen.

Rechnen Sie für die Erhebung mit zwei bis vier Personentagen. Ohne diese Vorarbeit werden Lizenzen eher am Bedarf vorbei beschafft und verursachen später zusätzliche Ausgaben. Stellen Sie danach eine Marktliste mit höchstens acht Produkten zusammen und orientieren Sie sie an den vorhandenen Dokumentationssystemen sowie am Projektumfang.

Schritt 2: Produktprofile nach Aufgabe prüfen

Die Tabellenzeilen stehen für unterschiedliche Aufgaben, nicht für austauschbare Komplettpakete. Ordnen Sie Software deshalb zuerst dem konkreten Arbeitsschritt zu. Die folgenden Profile erläutern, welche Funktionen und Betriebsweisen den jeweiligen Namen zugeordnet sind und welche Lizenzlogik für die Auswahl eine Rolle spielt.

Benchling

Benchling bündelt elektronische Laborbücher, Probenregister und Sequenzanalyse und wird als SaaS betrieben, wie die Plattformbeschreibung von Benchling ausweist. Das Profil konzentriert sich damit auf Laboraufzeichnungen, Proben und Sequenzarbeit. Prüfen Sie, ob die benötigten Abläufe durch die angebotenen Funktionen abgedeckt sind.

LabVantage

LabVantage ist den Bereichen LIMS und Probenmanagement zugeordnet. Verfügbar sind Cloud- und On-Premise-Betrieb, die Kosten richten sich nach Modulen und Nutzerzahl. On-Premise kann passen, wenn Daten das Haus nicht verlassen dürfen oder Sondergeräte angeschlossen werden. In diesem Fall liegen die Betriebskosten beim Institut.

Dotmatics

Dotmatics deckt Datenanalyse und Screening ab und kann sowohl in der Cloud als auch On-Premise betrieben werden. Das Kostenmodell richtet sich nach Modulen und Nutzerzahl. In der Vorauswahl sollte daher nicht nur die Analysefunktion, sondern auch der vorgesehene Betriebsort mit dem Bedarf abgeglichen werden.

MathWorks

MathWorks stellt MATLAB und Simulink für Modellierung bereit. Die Software lässt sich lokal oder auf einem Server betreiben; als Lizenzformen werden Einzel-, Netzwerk- und Campusmodelle genannt. Das Profil passt zu Modellierungsaufgaben, für die Betriebsort und Zahl der Zugänge gemeinsam bewertet werden.

Posit

Posit steht für R, RStudio und Reporting und wird als Server- oder Cloudlösung angeboten. Die Preisübersicht unterscheidet Nutzer- und Enterprise-Modelle für RStudio und Shiny. Beziehen Sie beim Test sowohl die Statistikfunktionen als auch die Reportinganforderungen ein, statt nur die Lizenzbezeichnung zu vergleichen.

Schritt 3: Testkriterien festlegen und Produkte erproben

Legen Sie vor dem ersten Zugang fest, nach welchen fünf Kriterien bewertet wird: Funktionsabdeckung, Integrationsaufwand, Bedienbarkeit, Betriebsmodell und Gesamtkosten über drei Jahre. Geben Sie jedem Kriterium Punktwerte. So bleibt die Rangfolge während des Tests stabil, statt sich nach ersten Eindrücken laufend zu verschieben.

Holen Sie für jedes ausgewählte Produkt eine Testlizenz für mindestens vier Wochen ein und arbeiten Sie mit echten Daten statt mit Demodatensätzen. Drei bis vier Anbieter reichen für die Erprobung aus. Jeder zusätzliche Test bindet Personal und Gerätezeit; halten Sie deshalb Abbrüche, Exporte und Fehlermeldungen nachvollziehbar fest.

Vergleichen Sie vor Gesprächen die Lizenzmodelle und die Preislogik der Anbieter: MathWorks staffelt Einzel-, Netzwerk- und Campuslizenzen; Posit nennt Nutzer- und Enterprise-Modelle für RStudio und Shiny. Diese Unterschiede gehören in die Bewertung der Gesamtkosten und nicht erst in den Vertragsabschluss.

Die Entscheidung sollte eine Runde aus Projektleitung, IT, Datenschutz und späteren Nutzern treffen. Die Beteiligten vergeben die Punkte anhand der vorher festgelegten Kriterien und dokumentieren das Ergebnis. So wird sichtbar, welche Anforderungen ausschlaggebend waren und auf welcher Grundlage ein Produkt den Vorzug erhält.

Schritt 4: Datenwege und Schutzanforderungen prüfen

Bei SaaS müssen Auftragsverarbeitung, Serverstandort, Löschkonzept und Exportmöglichkeit vorab geklärt sein. Als Prüfraster dient der BSI-Grundschutz. Für personenbezogene Daten gilt außerdem die Datenschutz-Grundverordnung der EU. Führen Sie diese Anforderungen mit den technischen Abläufen der Arbeitsgruppe zusammen.

Fragen Sie nach Zertifikaten und Penetrationstests. Im Auftragsverarbeitungsvertrag müssen Löschfristen und Subunternehmer aufgeführt sein. Dokumentieren Sie auch, ob Löschung und Export praktisch überprüfbar sind, denn diese Angaben bestimmen, ob das SaaS-Modell mit den eigenen Abläufen vereinbar ist.

Fragen Sie Anbieter nach REST-API, SQL-Zugriff, Dateiexport sowie LDAP- und SSO-Anbindung. Ohne Verbindung zu Laborgeräten, LIMS oder Rechenclustern kann eine Insellösung entstehen. Prüfen Sie deshalb, welche Schnittstellen für die geplanten Arbeitsabläufe benötigt werden und ob die Daten in den erforderlichen Formaten ausgegeben werden können.

BMBF und DFG verlangen dokumentiertes Forschungsdatenmanagement. Bei BMBF-geförderten Projekten richtet sich das Datenmanagement nach den Vorgaben des jeweiligen Verbunds. Die DFG-Leitlinien zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis verlangen nachvollziehbare Dokumentation und Aufbewahrung. Prüfen Sie vor Vertragsabschluss, ob Metadaten nach einem Standard exportiert werden können.

Schritt 5: Kosten einordnen und Vertragsbedingungen festlegen

Die Beispielrechnung setzt 25 Arbeitsplätze, eine Nettolizenz von 1.200 EUR je Nutzer und Jahr sowie eine Laufzeit von drei Jahren an. Daraus ergeben sich jährlich 30.000 EUR Lizenzkosten. Einmalige Einführungsaufwände erhöhen die Belastung im ersten Jahr gegenüber den Folgejahren deutlich.

Bei einem LIMS gehören neben der Lizenz auch Betrieb, Updates, Support und Schulung in die Jahresplanung. Erfassen Sie diese Positionen für jedes Betriebsjahr bis zum Ende der gewählten Laufzeit, damit die Rechnung nicht nur den Einführungspreis, sondern auch den fortlaufenden Aufwand abbildet.

Wenn durch die Einführung Aufwände im Umfang von 0,5 Vollzeitstellen mit jeweils 65.000 EUR Personalkosten entfallen, beträgt der rechnerische Effekt 32.500 EUR netto pro Jahr. Damit wären die Einführungskosten nach rund zwei Jahren ausgeglichen. Die Beispielwerte beruhen auf frei gewählten Annahmen; ersetzen Sie sie durch Zahlen aus der Bedarfserhebung und berechnen Sie die Amortisation erneut.

Führen Sie Preisverhandlungen erst, wenn die Erprobung beendet ist. Zu klären sind Nutzerzahl, Staffelpreise, Vertragsdauer, Kündigungsfrist, Support-Level und mögliche Preisanpassungen. Bitten Sie außerdem um einen Festpreis für die erste Laufzeit, damit die kalkulierten Beträge für diesen Zeitraum belastbar bleiben.

Fragen Sie nach Rabatten bei einer Laufzeit von drei Jahren. Kürzere Laufzeiten bleiben teurer, verringern aber die Bindung. Rechnen Sie beide Varianten gegen die erwartete Entwicklung der Nutzerzahl, bevor Sie sich festlegen. So lässt sich abwägen, ob der Preisvorteil die längere Vertragsbindung rechtfertigt.

Regeln Sie, wem die Daten gehören und was nach Vertragsende passiert. Ein vollständiger Export in offenen Formaten gehört in den Vertrag. Halten Sie auch fest, wie die vereinbarten Export- und Löschmöglichkeiten nach Ende der Zusammenarbeit umgesetzt werden sollen.