Forschungswerkzeuge auswählen in 5 Schritten zur passenden Software

Das Wichtigste auf einen Blick

• Fünf Schritte führen von der Bedarfserhebung über Marktsichtung, Testkriterien und Prüfung von Datenschutz und Schnittstellen bis zur Lizenzverhandlung.
• Benchling, LabVantage, Dotmatics, MathWorks und Posit decken verschiedene Teile des Forschungsprozesses ab.
• Eine Beispielrechnung für 25 Arbeitsplätze endet im ersten Jahr bei 63.000 EUR netto, mit 19 % MwSt. sind das 74.970 EUR brutto.
• BMBF und DFG verlangen dokumentiertes Forschungsdatenmanagement, der BSI-Grundschutz ordnet die Informationssicherheit ein.

Vom Bedarf zur Marktliste

Am Anfang steht eine Liste, keine Software. Projektgruppen halten fest, welche Daten anfallen, wer sie bearbeitet, welche Geräte liefern und welche Ergebnisse am Ende stehen müssen. Jede Position bekommt eine Gewichtung: Muss, Soll oder Kann.

Erfassen Sie auch Datenvolumen und Aufbewahrungsfristen. Eine große Arbeitsgruppe braucht andere Werkzeuge als ein kleines Team. Notieren Sie zudem, welche Systeme heute schon dokumentieren.

Rechnen Sie mit zwei bis vier Personentagen für diese Erhebung. Wer sie überspringt, zahlt später mehr, weil Lizenzen ohne Bedarfsbezug gekauft werden. Fertigen Sie danach eine Marktliste mit höchstens acht Produkten an.

Die Sichtung trennt nach Aufgabe. Benchling deckt Elektronische Laborbücher, Probenregister und Sequenzanalyse ab und wird als SaaS betrieben, wie die Plattformbeschreibung von Benchling zeigt. LabVantage liegt bei LIMS und Probenmanagement, Dotmatics bei Datenanalyse und Screening, mit Cloud- und On-Premise-Betrieb. MathWorks liefert MATLAB und Simulink für Modellierung, Posit steht für R, RStudio und Reporting.

Testkriterien vor dem Test festlegen

Legen Sie die Bewertung fest, bevor der erste Zugang geschaltet wird. Sonst verschiebt sich die Rangfolge während der Erprobung. Arbeiten Sie mit fünf Kriterien und Punktwerten: Funktionsabdeckung, Integrationsaufwand, Bedienbarkeit, Betriebsmodell und Gesamtkosten über drei Jahre.

Produkt	Schwerpunkt	Betrieb	Kostenlogik
Benchling	ELN, Registry	SaaS	Nutzer und Jahr
LabVantage	LIMS	On-Premise, Cloud	Module, Nutzer
Dotmatics	Analyse, Screening	Cloud, On-Premise	Module, Nutzer
MathWorks	Simulation	lokal, Server	Einzel, Netzwerk, Campus
Posit	Statistik, Reporting	Server, Cloud	Nutzer, Enterprise

Holen Sie je Produkt eine Testlizenz für mindestens vier Wochen. Testen Sie mit echten Daten, nicht mit Demodatensätzen. Dokumentieren Sie Abbrüche, Exporte und Fehlermeldungen.

Prüfen Sie auch die Lizenzmodelle vor der Verhandlung. Das Preis- und Lizenzmodell von MathWorks zeigt Staffelungen für Einzel-, Netzwerk- und Campuslizenzen. Die Preisübersicht von Posit nennt Nutzer- und Enterprise-Modelle für RStudio und Shiny.

Datenschutz, Schnittstellen, Forschungsdatenmanagement

Bei SaaS prüfen Sie Auftragsverarbeitung, Serverstandort, Löschkonzept und Exportmöglichkeit. Der BSI-Grundschutz in der Informationssicherheit liefert dafür einen erprobten Rahmen mit Bausteinen und Maßnahmen. Bei personenbezogenen Daten gilt zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung der EU.

Fragen Sie bei SaaS nach Zertifikaten und Penetrationstests. Der Auftragsverarbeitungsvertrag muss Löschfristen und Subunternehmer benennen.

Schnittstellen entscheiden über den Nutzen. Fragen Sie nach REST-API, SQL-Zugriff, Dateiexport, LDAP- und SSO-Anbindung. Ohne Einbindung in Laborgeräte, LIMS oder Rechencluster entsteht eine Insellösung.

BMBF-geförderte Projekte müssen Forschungsdaten nach den Vorgaben des jeweiligen Verbunds managen. Die DFG-Leitlinien zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis verlangen nachvollziehbare Dokumentation und Aufbewahrung. Prüfen Sie deshalb vor dem Vertrag, ob Werkzeuge Metadaten nach Standard exportieren.

Schritt fünf: Lizenz verhandeln

Verhandeln Sie Preise erst, wenn die Testphase abgeschlossen ist. Zu klären sind Nutzerzahl, Staffelpreise, Laufzeit, Kündigungsfrist, Support-Level und Preisanpassungen. Fragen Sie nach einem Festpreis für die erste Laufzeit.

Fragen Sie nach Rabatten für eine Laufzeit von drei Jahren. Kurze Laufzeiten bleiben teurer, dafür bleibt die Bindung gering. Rechnen Sie beide Varianten gegen die erwartete Nutzerentwicklung.

Regeln Sie auch, wem die Daten gehören und was nach Vertragsende passiert. Ein vollständiger Export in offenen Formaten gehört in den Vertrag.

Beispielrechnung: Einführungskosten im ersten Jahr

Angenommen werden 25 Arbeitsplätze, Lizenz 1.200 EUR je Nutzer und Jahr netto, Laufzeit drei Jahre. Die Lizenzkosten betragen 30.000 EUR netto pro Jahr.

Einmalig fallen an: Datenmigration und Schnittstellen 18.000 EUR netto, Schulung 6.000 EUR netto, Validierung und Dokumentation 9.000 EUR netto. Das erste Jahr kostet damit 63.000 EUR netto, zzgl. 19 % MwSt. sind das 74.970 EUR brutto. Die Folgejahre belasten mit 30.000 EUR netto pro Jahr.

Rechnen Sie den Ertrag gegen. Entfallen durch die Einführung 0,5 Vollzeitstellen mit je 65.000 EUR Personalkosten, ergibt das 32.500 EUR netto pro Jahr. Die Einführungskosten sind dann nach rund zwei Jahren ausgeglichen.

Die Werte sind ein Beispiel mit frei gewählten Annahmen. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Zahlen aus der Bedarfserhebung und prüfen Sie die Amortisation erneut.

Häufige Fragen

Wie viele Anbieter sollte man testen?

Drei bis vier reichen. Jeder zusätzliche Test bindet Personal und Gerätezeit.

Was kostet ein LIMS im Betrieb?

Neben Lizenzen fallen Betrieb, Updates, Support und Schulung an. Planen Sie diese Posten für jedes Jahr ein.

Wie prüft man Datenschutz bei SaaS?

Mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Angaben zum Serverstandort und einem Löschkonzept. Orientierung gibt der BSI-Grundschutz.

Wann lohnt sich On-Premise?

Wenn Daten das Haus nicht verlassen dürfen oder Sondergeräte angebunden werden. Die Betriebskosten liegen dann beim Institut.

Wer entscheidet am Ende?

Eine Runde aus Projektleitung, IT, Datenschutz und späteren Nutzern. Sie vergibt die Punkte und dokumentiert die Entscheidung.