Auftragsforschung für Industrie: Ablauf, Kosten und Verträge im Überblick

Das Wichtigste auf einen Blick

Auftragnehmer für Industrieprojekte sind Fraunhofer-Institute, Helmholtz-Zentren, Leibniz-Einrichtungen, Hochschulen und Forschungsvereinigungen der AiF.
Der Ablauf folgt sechs Phasen: Anfrage, Lastenheft, Angebot, Vergabe, Durchführung und Abnahme.
Der Preis besteht überwiegend aus Personalkosten, hinzu kommen Overhead und Material.
Öffentliche Auftraggeber vergeben oberhalb der EU-Schwellenwerte nach GWB und VgV, private Auftraggeber ohne dieses Verfahren.
Nutzungsrechte, Abnahmekriterien und Haftung gehören ausdrücklich in den Vertrag.

Was Auftragsforschung für Industrie leistet

Auftragsforschung ist eine entgeltliche Forschungs- oder Entwicklungsleistung auf vertraglicher Grundlage. Der Auftraggeber beschreibt die Aufgabe und den Verwendungszweck. Der Auftragnehmer stellt Personal, Geräte und Laborinfrastruktur. Ein Industriebetrieb ohne eigene FuE-Abteilung kauft damit Kapazität, die er nicht dauerhaft vorhält.

Typische Aufträge betreffen Werkstoffentwicklung, Messtechnik, Simulation, Analytik, Prozessoptimierung und den Bau von Prototypen. Die Auftragsvolumina reichen von einzelnen Prüfserien bis zu Entwicklungsvorhaben über mehrere Jahre.

Die Abgrenzung zur Kooperationsforschung entscheidet über Kosten und Rechte. In der Kooperation bringen beide Seiten Eigenleistungen ein und teilen die Ergebnisse. In der Auftragsforschung zahlt der Auftraggeber den vollen Preis und trägt das wirtschaftliche Risiko. Dafür kann er sich die Verwertungsrechte weitgehend allein einräumen lassen.

Vergleichszahlen für die Budgetplanung liefert die amtliche Erhebung. Das Statistische Bundesamt erhebt jährlich die FuE-Ausgaben und das FuE-Personal des Wirtschaftssektors und weist sie nach Branchen aus.

Auftragnehmer: Fraunhofer, Helmholtz, Leibniz, Hochschulen und AiF

Einrichtungstyp	Profil	Hinweis zur Vergabe
Fraunhofer-Gesellschaft	anwendungsorientierte Institute, Industrieprojekte, Schutzrechtsverwertung	Vertrag direkt mit dem Institut, eigene Vertragsmuster
Helmholtz-Gemeinschaft	18 Forschungszentren, Großgeräte, Energie-, Material- und Gesundheitsforschung	Zugang häufig über Programm- und Verbundprojekte
Leibniz-Gemeinschaft	Forschungsinstitute mit breitem Themenspektrum	Abwicklung über die Institutsverwaltung
Hochschulen	Lehrstühle, Universitätsinstitute, An-Institute	Abwicklung über Transferstellen, Nebentätigkeit oder An-Institut
AiF Otto von Guericke	Industrielle Gemeinschaftsforschung mit BMBF-Förderung, Branchenverbände	Projektbegleitung über die Fachverbände

Fraunhofer-Institute kalkulieren mit Vollkostensätzen und bieten häufig Standardverträge mit klaren Regelungen zu Schutzrechten an. Hochschulen rechnen mit Stundensätzen, die sich an TV-L orientieren. Verträge schließt dort eine Transferstelle oder ein An-Institut, weil Lehrstühle selbst nicht Vertragspartner des Betriebs werden.

Das BMBF fördert Verbundprojekte und die Industrielle Gemeinschaftsforschung, die die AiF für Branchenverbünde betreut. Auftragsforschung lässt sich mit einer Zuwendung kombinieren. Voraussetzung ist ein gesicherter Eigenanteil und eine klare Rollenverteilung im Konsortium.

Ablauf: von der Anfrage bis zur Abnahme

Phase	Inhalt	Ergebnis
Anfrage	Aufgabenstellung, Zielsetzung, Vertraulichkeit	Erstkontakt, Ansprechpartner
Lastenheft	Anforderungen, Abnahmekriterien, Termine	prüfbare Leistungsbeschreibung
Angebot	Stunden, Sätze, Material, Nebenkosten	Preis und Zeitplan
Vergabe	Prüfung, Vergleich, Vertragsschluss	unterschriebener Vertrag
Durchführung	Projektarbeit, Zwischenberichte	Teilergebnisse, Protokolle
Abnahme	Prüfung gegen das Lastenheft	Abnahmeerklärung, Abschlussbericht

Die Anfrage nennt Ziel, Randbedingungen, Stand der Technik und Zeitrahmen auf ein bis zwei Seiten. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung vor dem Fachgespräch schützt eigene Daten und Konstruktionsunterlagen.

Das Lastenheft beschreibt Anforderungen und Abnahmekriterien, nicht den Lösungsweg. Messgrößen, Toleranzen, Datenformate und Dokumentationspflichten gehören hinein. Prüfbare Kriterien senken das Risiko von Nachträgen.

Das Angebot nennt Stundensätze, Stundenumfang, Materialkosten, Nebenkosten und Preisbindung. Institute kalkulieren Vollkosten plus Zuschlag. Laufzeit, Zahlungsplan und Kündigungsrechte sollten bereits mit dem Angebot abgestimmt werden.

Private Auftraggeber vergleichen Angebote und dokumentieren die Entscheidung. Öffentliche Auftraggeber prüfen die Schwellenwerte. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) mit seinen Vergabegrundsätzen. Unterhalb wenden Bund und Länder die Unterschwellenvergabeordnung an, Kommunen je nach Landesrecht eigene Vergaberegeln.

Während der Laufzeit sichern Zwischenberichte und ein Lenkungskreis die Richtung. Änderungen am Umfang brauchen eine schriftliche Nachtragsvereinbarung mit Preis und Termin.

Die Abnahme prüft die Ergebnisse gegen das Lastenheft: Abschlussbericht, Messdaten, Software, Muster. Nach der Abnahmeerklärung wird die Schlussrechnung fällig. Mängel sind mit Frist schriftlich zu rügen.

Kosten: Personalkosten, Overhead und Material

Personalkosten sind der größte Block. Grundlage sind Gehälter plus Arbeitgeberanteile, bei Hochschulen nach TV-L, bei Instituten nach eigener Kostenrechnung. Der Stundensatz ergibt sich aus den Jahreskosten geteilt durch die produktiv einsetzbaren Projektstunden.

Gemeinkosten decken Gebäude, Verwaltung, IT, Bibliothek und Geräteabschreibung. Üblich sind Zuschläge auf die Personalkosten oder ein in den Stundensatz eingerechneter Aufschlag. Die Höhe hängt von Einrichtung und Leistungsart ab.

Material, Prüfkörper und Fremdleistungen werden meist zum Einkaufspreis plus Zuschlag berechnet. Großgeräte wie Prüfstände, Reinraumtechnik oder Elektronenmikroskope kosten zusätzliche Nutzungsentgelte pro Stunde oder Tag.

Nebenkosten entstehen durch Reisen, Schutzrechtsanmeldungen, Veröffentlichungen und Erfindervergütungen. Sie gehören als eigene Position in das Angebot, sonst entstehen Nachträge. Auf den Nettopreis kommen in der Regel 19 Prozent Umsatzsteuer. Für vorsteuerabzugsberechtigte Auftraggeber ist die Steuer neutral.

Beispielrechnung für ein zwölfmonatiges Entwicklungsprojekt

Die folgenden Zahlen sind Beispielannahmen, keine Marktpreise.

Position	Institut	Hochschule
Personalkosten	1.800 h x 85 Euro = 153.000 Euro	1.800 h x 70 Euro = 126.000 Euro
Overhead	45 Prozent = 68.850 Euro	30 Prozent = 37.800 Euro
Material und Fremdleistungen	12.000 Euro	12.000 Euro
Nettosumme	233.850 Euro	175.800 Euro
Umsatzsteuer 19 Prozent	44.431,50 Euro	33.402 Euro
Bruttobetrag	278.281,50 Euro	209.202 Euro

Im Beispiel veranschlagt ein außeruniversitäres Institut 1.800 Personalstunden zu 85 Euro, dazu 45 Prozent Overhead und 12.000 Euro Material. Die Hochschule rechnet mit 70 Euro je Stunde und 30 Prozent Overhead bei gleichem Materialeinsatz. Die Differenz der Bruttobeträge liegt bei 69.079,50 Euro.

Für eine Machbarkeitsstudie mit 240 Stunden zu 95 Euro, 40 Prozent Overhead und 800 Euro Material ergibt sich: Personalkosten 22.800 Euro, Overhead 9.120 Euro, Nettosumme 32.720 Euro, Umsatzsteuer 6.216,80 Euro, Bruttobetrag 38.936,80 Euro.

Bei einem Abbruch werden die bis dahin geleisteten Stunden plus Material abgerechnet. Eine Abbruchklausel mit Frist und Abrechnungsmaßstab verhindert Streit über offene Positionen.

Verträge: Werkvertrag, Vergaberecht und Nutzungsrechte

§ 631 BGB verpflichtet den Auftragnehmer zur Herstellung des versprochenen Werks und den Auftraggeber zur Abnahme und Vergütung. Bei Forschung und Entwicklung ist der Erfolg offen. Deshalb wird der Vertrag als FuE-Vertrag mit Teilleistungen, Berichtspflichten und Abbruchregeln gestaltet. Die Haftung wird auf sorgfältige Bearbeitung und prüfbare Zwischenergebnisse begrenzt.

Verfahrensarten, Fristen und Bekanntmachungen für öffentliche Auftraggeber regelt die Vergabeverordnung (VgV). Für private Auftraggeber gilt sie nicht. Ein Vertrag mit Erfolgsversprechen bleibt aber auch dort an die Regeln des Werkvertragsrechts gebunden.

Fünf Punkte gehören in jeden Vertrag:

Leistungsbeschreibung mit Abnahmekriterien und Dokumentationspflichten
Termine, Zahlungsplan, Preisbindung und Nachtragsregeln
Haftung, Gewährleistung und Versicherungsfragen
Nutzungsrechte, Vertraulichkeit und Regelungen zu Veröffentlichungen
Abbruch, Kündigung und Streitbeilegung

Erfindungen von angestellten Forschern regelt das Arbeitnehmererfindergesetz (ArbnErfG). Der Arbeitgeber, also die Forschungseinrichtung, kann die Diensterfindung in Anspruch nehmen und muss sie vergüten. Die Erfindung liegt damit zunächst bei der Einrichtung. Der Auftraggeber benötigt vertragliche Nutzungs- oder Lizenzrechte.

Üblich sind Optionen auf ausschließliche oder nicht ausschließliche Lizenzen. Zahlungen lassen sich an Zwischenergebnisse knüpfen. Hintergrundwissen der Einrichtung aus früheren Projekten ist von Vordergrundwissen aus dem Auftrag zu trennen. Für Berichte, Daten und Software braucht es eine ausdrückliche Rechteeinräumung.

Häufige Fragen

Muss ein privater Industriebetrieb Aufträge ausschreiben?

Nein. Das Vergaberecht bindet öffentliche Auftraggeber. Private Betriebe vergleichen Angebote frei, sollten die Entscheidung aber nachvollziehbar dokumentieren.

Wer haftet, wenn das Entwicklungsziel nicht erreicht wird?

Beim Werkvertrag schuldet der Auftragnehmer einen Erfolg. In FuE-Verträgen wird die Haftung meist auf sorgfältige Bearbeitung und dokumentierte Ergebnisse begrenzt. Abbruchklauseln regeln die Abrechnung.

Wem gehören Erfindungen aus dem Projekt?

Diensterfindungen kann der Arbeitgeber der Forscherin oder des Forschers nach dem ArbnErfG in Anspruch nehmen, also die Forschungseinrichtung. Der Auftraggeber sichert sich seine Rechte über den Vertrag.

Welche Kosten kommen zum Stundensatz hinzu?

Reisekosten, Nutzungsentgelte für Großgeräte, Material, Fremdleistungen, Schutzrechtsanmeldungen und Erfindervergütungen. Sie gehören als Positionen in das Angebot.

Wie lange dauert ein Angebot?

Bei klarem Lastenheft erstellen Institute Angebote innerhalb weniger Wochen. Unklare Anforderungen und fehlende Abnahmekriterien verlängern die Phase, weil Rückfragen nötig werden.