Auftragsforschung für Industrie: Projektreife vor der Anfrage

Das Wichtigste auf einen Blick

Wo die Vorbereitung im Ablauf steht

Fünf Schritte führen von der Bedarfsanalyse bis zur unterschriftsreifen Vereinbarung. Bedarf, Forschungsfrage, Budget und Förderung liegen in Ihrer Hand, bevor ein Institut ein Angebot schreibt. Die Phasen von der Anfrage bis zur Abnahme beschreibt der Beitrag zu Ablauf, Kosten und Verträgen.

Den Engpass beschreiben, bevor ein Institut gesucht wird

Am Anfang steht kein Institut, sondern ein Engpass. Notieren Sie, welches Bauteil, welcher Prozess oder welche Messgröße die Produktfreigabe blockiert. Beschreiben Sie den Ist-Zustand mit Zahlen: Toleranzen, Ausschussquoten, Zyklenzeiten, Grenzwerte.

Prüfen Sie zuerst, ob eine Zukaufkomponente den Engpass löst. Auftragsforschung lohnt sich, wenn die Lösung nur für Ihr Produkt gilt und kein Lieferant sie von der Stange anbietet.

Zur Einordnung Ihrer Zahlen helfen Vergleichswerte. Das Statistische Bundesamt erhebt Daten zu FuE-Ausgaben, FuE-Personal und Erhebungen des Wirtschaftssektors, die den Forschungsstandort Deutschland einordnen.

Forschungsfrage und Abbruchkriterien festlegen

Aus der Lücke entsteht die Forschungsfrage. Sie muss prüfbar sein und ein Ergebnis liefern, das Sie ohne das Institut weiterverwenden können. Formulieren Sie zusätzlich zwei oder drei Abbruchkriterien, damit ein technisch nicht tragfähiges Vorhaben beendet werden kann.

Klären Sie in derselben Phase das Budget und die Zuständigkeiten. Wer entscheidet über Nachträge, wer gibt Zwischenergebnisse frei, wer unterschreibt? Planen Sie für diese Vorarbeit vier bis acht Wochen ein. Diese Liste zeigt, was vor der ersten Anfrage stehen sollte:

Vorbereitung und Projekt getrennt kalkulieren

Die Vorbereitung hat ein eigenes Budget und kostet häufig 5.000 bis 25.000 Euro netto. Das Projekt selbst wird davon getrennt geplant. So bleibt sichtbar, was die Klärung gekostet hat und was das Forschungsvorhaben kostet.

Fragen Sie bei Angeboten nicht nach Pauschalen, sondern nach Aufwand in Personenmonaten. Hochschulen rechnen teilweise nach Verwaltungsvorschriften ab und weisen Umsatzsteuer gesondert aus, Institute der Fraunhofer-Gesellschaft kalkulieren über Kostensätze.

Die Steuer beträgt für jeden steuerpflichtigen Umsatz 19 Prozent der Bemessungsgrundlage (§ 12 Absatz 1 UStG). Rechnen Sie deshalb jedes Angebot auf netto zzgl. 19 % MwSt. um. Bei einem Projektvolumen von 224.000 Euro netto entfallen 42.560 Euro auf die Umsatzsteuer, die in der Regel der Auftraggeber trägt. Planen Sie diesen Betrag in der Liquidität ein.

Partner erst nach der Vorbereitung ansprechen

Erst wenn Frage und Budget feststehen, lohnt die Suche nach dem Forschungspartner. Für industrienahe Entwicklung sind die Fraunhofer-Gesellschaft und die Helmholtz-Gemeinschaft naheliegende Adressen; eine Übersicht für eine Region zeigt der Beitrag zu Fraunhofer und Entwicklungsdienstleistern in Stuttgart.

Prüfen Sie bei jedem Kandidaten drei Punkte: Publikationen der letzten fünf Jahre, verfügbare Versuchsanlagen und die Kapazität der vorgesehenen Mitarbeiter. Fragen Sie außerdem nach zwei Referenzprojekten mit ähnlicher Aufgabenstellung und sprechen Sie mit diesen Auftraggebern. Ein Institut, das keine Referenzen nennt, bleibt Risiko.

Für eine Stelle mit 20 Wochenstunden und einem Jahr Laufzeit liegt die Größenordnung an einer Hochschule netto häufig bei 60.000 bis 90.000 Euro, zzgl. 19 % MwSt. Das ist ein Beispielwert, kein Listenpreis.

Förderung klären, bevor der Vertrag steht

Das Zentrale Innovationsprogramm Mittelstand fördert Kooperations- und Transferprojekte von Betrieben mit Forschungseinrichtungen. Für Verbundvorhaben kleiner und mittlerer Unternehmen mit Instituten gibt es KMU-innovativ. Anträge bearbeiten Projektträger, etwa die Projektträger Jülich im Auftrag des Bundesministeriums für Bildung und Forschung.

Eine Zuwendung senkt den Eigenanteil an den Nettokosten. Für viele Programme des Bundes sind die Projektträger Jülich zuständig, daneben gibt es weitere Projektträger beim DLR und beim VDI. Rechnen Sie von der Idee bis zum Projektstart mit drei bis neun Monaten, davon vier bis acht Wochen für Partnerrecherche und Angebote.

Steuerung nach dem Start: Berichte, Nachträge, Rechte

Regeln Sie Nutzungsrechte, Veröffentlichung und Sperrfristen schriftlich. Ohne diese Klauseln kann ein Institut Ergebnisse publizieren, bevor Ihr Patent angemeldet ist. Standard ist ein Nutzungsrecht beim Auftraggeber und ein Veröffentlichungsrecht beim Institut nach einer vereinbarten Sperrfrist.

Vereinbaren Sie Zwischenberichte in festen Abständen und ein Verfahren für Nachträge. Ein Vorhaben ohne dokumentierte Zwischenstände lässt sich nur schwer steuern. Wie Sie den Vertrag dazu aufsetzen, zeigt die Anleitung, wie Sie Auftragsforschung rechtssicher beauftragen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es von der Idee bis zum Projektstart?

Rechnen Sie drei bis neun Monate. Partnerrecherche und Angebote brauchen vier bis acht Wochen, Vertragsverhandlung und Förderantrag je nach Programm weitere zwei bis fünf Monate.

Welche Stelle bearbeitet einen Förderantrag?

In der Regel ein Projektträger. Für viele Programme des Bundes sind die Projektträger Jülich zuständig, daneben gibt es weitere Projektträger beim DLR und beim VDI.

Wem gehören die Ergebnisse?

Das regelt der Vertrag. Standard ist ein Nutzungsrecht beim Auftraggeber und ein Veröffentlichungsrecht beim Institut nach einer vereinbarten Sperrfrist.

Wozu dienen Abbruchkriterien?

Sie erlauben, ein technisch nicht tragfähiges Vorhaben zu beenden. Formulieren Sie dafür zwei oder drei Kriterien, bevor das Projekt beginnt.