Auftragsforschung für Industrie in 5 Schritten zur Projektreife

Das Wichtigste auf einen Blick

Fünf Schritte führen von der Bedarfsanalyse bis zur unterschriftsreifen Vereinbarung.
Als Partner kommen Fraunhofer-Institute, Helmholtz-Zentren, Leibniz-Einrichtungen, Hochschulen und AiF-Forschungsvereinigungen infrage.
Vorbereitung und Projektlaufzeit werden getrennt kalkuliert, die Vorbereitung kostet häufig 5.000 bis 25.000 Euro netto.
Viele Vorhaben sind über ZIM oder KMU-innovativ förderfähig, betreut von Projektträgern des Bundes.
Angebote gehören immer als Nettobetrag zzgl. 19 % MwSt. auf den Vergleichstisch.

Die fünf Schritte im Überblick

Bedarf klären: Welche technische Lücke blockiert welches Produkt?
Forschungsfrage formulieren: prüfbares Ziel, Arbeitspakete, Abbruchkriterien.
Partner recherchieren: Kompetenzfelder, Referenzen, Anlagen, Kapazität.
Angebote vergleichen: Aufwand, Sätze, Nebenkosten, Nutzungsrechte.
Vertrag und Förderung prüfen: Vertragsart, Zuwendung, Projektträger.

Schritt 1 und 2: Bedarf klären und Forschungsfrage formulieren

Am Anfang steht kein Institut, sondern ein Engpass. Notieren Sie, welches Bauteil, welcher Prozess oder welche Messgröße die Produktfreigabe blockiert. Beschreiben Sie den Ist-Zustand mit Zahlen: Toleranzen, Ausschussquoten, Zyklenzeiten, Grenzwerte.

Prüfen Sie zuerst, ob eine Zukaufkomponente den Engpass löst. Auftragsforschung lohnt sich, wenn die Lösung nur für Ihr Produkt gilt und kein Lieferant sie von der Stange anbietet.

Aus dieser Lücke entsteht die Forschungsfrage. Sie muss prüfbar sein und ein Ergebnis liefern, das Sie ohne das Institut weiterverwenden können. Formulieren Sie zusätzlich zwei oder drei Abbruchkriterien, damit ein technisch nicht tragfähiges Vorhaben beendet werden kann.

Klären Sie in derselben Phase das Budget und die Zuständigkeiten. Wer entscheidet über Nachträge, wer gibt Zwischenergebnisse frei, wer unterschreibt? Planen Sie für Schritt 1 und 2 vier bis acht Wochen ein.

Schritt 3: Forschungspartner recherchieren

Für industrienahe Entwicklung sind die Fraunhofer-Gesellschaft und die Helmholtz-Gemeinschaft naheliegende Adressen. Fraunhofer betreibt mehr als 70 Institute und Forschungseinrichtungen, Helmholtz ist in 18 Zentren organisiert. Die Leibniz-Gemeinschaft deckt angrenzende Felder ab, etwa Materialforschung und Sensorik.

Universitäten und Hochschulen für angewandte Wissenschaften bringen Grundlagenkompetenz und niedrigere Personalsätze ein. Für kleinere Betriebe sind die Forschungsvereinigungen der AiF interessant, die gemeinsame Vorhaben der Industriellen Gemeinschaftsforschung bündeln.

Prüfen Sie bei jedem Kandidaten drei Punkte: Publikationen der letzten fünf Jahre, verfügbare Versuchsanlagen und die Kapazität der vorgesehenen Mitarbeiter. Das Statistische Bundesamt erhebt Daten zu FuE-Ausgaben, FuE-Personal und Erhebungen des Wirtschaftssektors, die den Forschungsstandort Deutschland einordnen.

Fragen Sie nach zwei Referenzprojekten mit ähnlicher Aufgabenstellung und sprechen Sie mit diesen Auftraggebern. Ein Institut, das keine Referenzen nennt, bleibt Risiko.

Schritt 4: Angebote vergleichen

Fragen Sie nicht nach Pauschalen, sondern nach Aufwand in Personenmonaten. Lassen Sie Tagessätze, Materialkosten, Anlagennutzung, Reisekosten und Rechte am Ergebnis getrennt ausweisen. Der VDMA dokumentiert Preisentwicklung und Leitfäden für Engineering-Dienstleistungen, damit Sie Sätze plausibilisieren können.

Rechnen Sie jedes Angebot auf netto zzgl. 19 % MwSt. um. Hochschulen rechnen teilweise nach Verwaltungsvorschriften ab und weisen Umsatzsteuer gesondert aus, Institute der Fraunhofer-Gesellschaft kalkulieren über Kostensätze.

Rechenbeispiel: Projektbudget netto und mit Umsatzsteuer

Position	Betrag netto
Vorstudie, sechs Wochen	18.000 Euro
Hauptprojekt, zwölf Monate	180.000 Euro
Prüfstand und Material	22.000 Euro
Reisen und Abstimmung	4.000 Euro
Summe	224.000 Euro
Umsatzsteuer 19 %	42.560 Euro
Summe brutto	266.560 Euro

Die Tabelle ist eine Beispielrechnung, keine Preisliste. Eine Zuwendung senkt den Eigenanteil an den Nettokosten, die Umsatzsteuer trägt in der Regel der Auftraggeber.

Schritt 5: Vertrag und Förderung prüfen

Legen Sie vor der Unterschrift die Vertragsart fest. Ein Werkvertrag verpflichtet zum Ergebnis, ein Dienstvertrag zum Aufwand. Bei Forschungsvorhaben mit offenem Ausgang ist ein Dienstvertrag mit klar beschriebenen Arbeitspaketen meist die realistische Wahl.

Das Zentrale Innovationsprogramm Mittelstand fördert Kooperations- und Transferprojekte von Betrieben mit Forschungseinrichtungen. Für Verbundvorhaben kleiner und mittlerer Unternehmen mit Instituten gibt es KMU-innovativ. Anträge bearbeiten Projektträger, etwa die Projektträger Jülich im Auftrag des Bundesministeriums für Bildung und Forschung.

Regeln Sie Nutzungsrechte, Veröffentlichung und Sperrfristen schriftlich. Ohne diese Klauseln kann ein Institut Ergebnisse publizieren, bevor Ihr Patent angemeldet ist.

Vereinbaren Sie Zwischenberichte in festen Abständen und ein Verfahren für Nachträge. Ein Vorhaben ohne dokumentierte Zwischenstände lässt sich nur schwer steuern.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es von der Idee bis zum Projektstart?

Rechnen Sie drei bis neun Monate. Partnerrecherche und Angebote brauchen vier bis acht Wochen, Vertragsverhandlung und Förderantrag je nach Programm weitere zwei bis fünf Monate.

Was kostet Auftragsforschung an einer Hochschule?

Für eine Stelle mit 20 Wochenstunden und einem Jahr Laufzeit liegt die Größenordnung netto häufig bei 60.000 bis 90.000 Euro, zzgl. 19 % MwSt. Das ist ein Beispielwert, kein Listenpreis.

Welche Stelle bearbeitet einen Förderantrag?

In der Regel ein Projektträger. Für viele Programme des Bundes sind die Projektträger Jülich zuständig, daneben gibt es weitere Projektträger beim DLR und beim VDI.

Wem gehören die Ergebnisse?

Das regelt der Vertrag. Standard ist ein Nutzungsrecht beim Auftraggeber und ein Veröffentlichungsrecht beim Institut nach einer vereinbarten Sperrfrist.

Worauf ist bei der Mehrwertsteuer zu achten?

Bei einer Vorbereitung von 5.000 bis 25.000 Euro netto und einem Projektvolumen von 224.000 Euro netto sind 19 % MwSt. schnell fünfstellig. Planen Sie diesen Betrag in der Liquidität ein.