Auftragsforschung für Industrie Leitfaden für Ausschreibung und Vergabe

Das Wichtigste auf einen Blick

Pflichtangaben der Leistungsbeschreibung: Aufgabe, Eingangsdaten, Ergebnisformat, Abnahmekriterien, Rechte am Ergebnis.
Eignung wird vor dem Preis geprüft: Fachkunde, Schlüsselpersonal, Gerätepark, Referenzen.
Preisblätter trennen Personal, Anlagen und Material; Nebenangebote nur bei ausdrücklicher Zulassung.
Unterhalb der Schwellenwerte gilt die UVgO, oberhalb die VgV, zwischen Privaten die BGB-Vergabe.
Anbieterkreis und Vergleichsliste stehen vor der Leistungsbeschreibung fest.

Anbieterkreis und Vergleichsliste

Auftragsforschung leisten in Deutschland fünf Anbieterkreise. Der Einkauf erstellt die Vergleichsliste vor der Leistungsbeschreibung, weil Vertragsform und Preislogik abweichen.

Anbieterkreis	Beispiele	Preislogik
Fraunhofer-Gesellschaft	Fraunhofer IPA, Fraunhofer IFAM	Pauschale und Stundensätze
Helmholtz-Gemeinschaft	DLR, Karlsruher Institut für Technologie	Vollkosten mit Overhead
Leibniz-Gemeinschaft	Leibniz-Institut für Polymerforschung Dresden	Personalkosten mit Gerätezuschlag
AiF-Netzwerk	SKZ, DITF Denkendorf, FOSTA	Projektumlage und Sachkosten
Ingenieurdienstleister	Bertrandt, EDAG, IAV, FEV	Stundensatz je Fachbereich

Universitäten rechnen über ihre Transferstellen ab und behalten sich Veröffentlichungen vor. Das gehört in die Rechteklausel.

Rechtsrahmen für öffentliche Auftraggeber

Der Schwellenwert folgt aus dem geschätzten Auftragswert ohne MwSt. über die gesamte Laufzeit. Die Beträge stehen in § 106 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen. Oberhalb der Schwellenwerte gilt die Vergabeverordnung, unterhalb die UVgO.

Rechtsrahmen	Anwendungsbereich	Verfahren
BGB-Vergabe	private Auftraggeber	freie Vergabe
UVgO	öffentlich, unterhalb der Schwellenwerte	Verhandlungsvergabe
VgV	öffentlich, oberhalb der Schwellenwerte	Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Länder und Kommunen erlassen eigene Vergabeerlasse, die sich an der UVgO orientieren. Forschungsleistungen werden meist im Verhandlungsverfahren vergeben, weil der Lösungsweg offen ist.

Pflichtangaben der Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung benennt das Erkenntnisziel, nicht den Lösungsweg. Projektleitung und Einkauf legen die Mindestinhalte bis Ende der dritten Woche fest.

Aufgabe, Zielgröße und Bezug zum Stand der Technik.
Eingangsdaten: Proben, Datensätze, Bauteile, Softwarestände sowie Termin und Ort der Übergabe.
Ergebnisformat: Versuchsbericht, Messprotokoll, Datensatz, Quellcode, Dokumentation.
Abnahmekriterien: Messgröße, Toleranz, Prüfumfang, Zahl der Wiederholungen, Prüfstelle.
Rechte: Nutzungsumfang, Veröffentlichungsrecht, Hintergrundwissen.

Erfindungen aus dem Projekt gehören ausdrücklich geregelt. Meldung, Inanspruchnahme und Vergütung richten sich nach dem Arbeitnehmererfindergesetz. Ohne diese Klausel streiten Auftraggeber und Auftragnehmer später über die Verwertung.

Die Eignungsprüfung steht vor der Wertung: Fachkunde, Schlüsselpersonal, Gerätepark, Referenzen. Ausschlussgründe und Mindestumsätze gehören in die Bekanntmachung.

Ablauf der Ausschreibung in fünf Schritten

Bedarf und Budgetrahmen: Die Projektleitung meldet beides in Woche 1 an den Einkauf.
Markterkundung: Der Einkauf fragt in Woche 2 und 3 mindestens drei Anbieter aus der Vergleichsliste an.
Vergabeunterlagen: Die Projektleitung liefert die Leistungsbeschreibung, der Einkauf erstellt Preisblatt und Zuschlagskriterien, Freigabe bis Ende Woche 4.
Fristen und Öffnung: Die Vergabestelle setzt mindestens 35 Kalendertage ab Bekanntmachung im offenen Verfahren. Im Verhandlungsverfahren läuft zuerst die Teilnahmefrist, danach die Angebotsfrist; die Eignungsprüfung folgt binnen zehn Werktagen nach der Öffnung.
Wertung und Zuschlag: Die Projektleitung bewertet den technischen Ansatz, der Einkauf den Preis. Zuschlag und Vertragsschluss erfolgen vor Arbeitsbeginn.

Fristen und Zuständigkeiten werden in der Vergabeakte dokumentiert.

Preisblätter und Nebenangebote

Ein Preisblatt mit Positionen je Qualifikationsstufe macht Angebote vergleichbar: Stundensätze für Personal, Monatssätze für Anlagen, Material zu Selbstkosten, Reisekosten, Verwaltungszuschlag. Pauschalen ohne Aufschlüsselung erschweren die Abnahme.

Nebenangebote sind nur zulässig, wenn die Vergabeunterlagen sie ausdrücklich erlauben. Sie brauchen ein eigenes Preisblatt in derselben Gliederung wie das Hauptangebot. Fehlt es, wird das Nebenangebot ausgeschlossen.

Zuschlagskriterien werden vor der Angebotsöffnung gewichtet und dokumentiert: Preis, technischer Ansatz, Qualifikation des Schlüsselpersonals, Terminplan.

Abnahme, Zahlung und Budgetrahmen

Die Abnahme läuft nach festen Fristen:

Zwischenbericht zur Hälfte der Laufzeit, Vorlage binnen zehn Werktagen.
Prüfung der Abnahmekriterien durch die Projektleitung, Mängelliste binnen fünf Werktagen.
Nachbesserung durch den Auftragnehmer binnen zehn bis zwanzig Werktagen.
Endabnahme mit Protokoll und Unterschrift von Projektleitung und Auftragnehmer.
Rechnungsprüfung gegen das Preisblatt, Freigabe durch den Einkauf, Zahlung binnen 30 Tagen.

Bei Zuschüssen gelten zusätzlich die Nebenbestimmungen des Zuwendungsgebers, beim BMBF die Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis. Die AiF verlangt für geförderte Vorhaben einen dokumentierten Angebotsvergleich. Muster und Hinweise bündelt die IHK-Organisation im DIHK-Themenfeld Innovation.

Beispielrechnung: Eineinhalb Vollzeitstellen zu 9.000 Euro netto je Personenmonat ergeben über 18 Monate 243.000 Euro netto. Hinzu kommen 48.000 Euro netto für die Anlagennutzung und 24.000 Euro netto für Material und Proben. Das sind 315.000 Euro netto zuzüglich 19 % MwSt., also 374.850 Euro brutto.

Häufige Fragen

Wann gilt welche Vergabeordnung?

Private Auftraggeber schreiben nach BGB aus. Öffentliche Auftraggeber nutzen unterhalb der Schwellenwerte die UVgO, oberhalb die VgV. Maßgeblich ist der Auftragswert ohne MwSt. über die gesamte Laufzeit.

Welche Nebenangebote sind zulässig?

Nur die ausdrücklich zugelassenen. Jedes Nebenangebot braucht ein vollständiges Preisblatt und die Eignungsnachweise. Fehlen sie, wird das Angebot ausgeschlossen.

Wie werden Abnahmekriterien prüfbar?

Jedes Kriterium erhält Messgröße, Toleranz und Prüfmethode. Prüfmuster, Zahl der Wiederholungen und Prüfstelle stehen in der Leistungsbeschreibung. Das Protokoll hält Soll- und Ist-Werte fest.

Wie viele Angebote sollte der Einkauf einholen?

Bei freier Vergabe holt der Einkauf in der Regel mindestens drei Angebote ein. Die Markterkundung dokumentiert Anbieter, Preise und Termine.