Forschungswerkzeuge bewerten: Kriterien für die Auswahl

Das Wichtigste auf einen Blick

Funktionsumfang und Schnittstellen prüfen

Bewerten Sie Forschungswerkzeuge zuerst nach ihrem Leistungsumfang. Erfassen Sie, welche Mess-, Analyse- und Dokumentationsfunktionen Ihr Projekt benötigt. Anbieter wie Benchling, LabVantage, Dotmatics und MathWorks decken unterschiedliche Schwerpunkte ab: Laborplattform, Probenverwaltung, Analyse und Modellierung. Prüfen Sie je Anbieter, ob die geforderten Funktionen im Standard enthalten oder nur als kostenpflichtiges Modul verfügbar sind.

Schnittstellen entscheiden über die Integration. Klären Sie, welche offenen Programmierschnittstellen (APIs) und Dateiformate unterstützt werden. Dotmatics dokumentiert Cloud- und On-Premise-Angebote sowie Integrationswege, wie die Produktübersicht von Dotmatics zeigt.

Für Laborinformatik und Messgeräte gelten Normen wie DIN EN ISO/IEC 17025 für Prüflabore, DIN EN 61010-1 für Laborgeräte und DIN EN ISO 13485 für Medizinprodukte. Die Übersicht der DIN-Normenausschüsse bündelt die zuständigen Gremien; die Normtexte gibt der Beuth Verlag heraus.

Die FAIR-Prinzipien verlangen auffindbare, zugängliche, interoperable und wiederverwendbare Daten. Nehmen Sie sie als Kriterium für Exportformate und Metadaten auf.

Bewerten Sie auch Referenzen und Betriebsmodell. Fragen Sie nach vergleichbaren Installationen in Ihrer Disziplin und nach der Update-Politik. Ein Anbieter mit passenden Referenzen senkt das Einführungsrisiko, ersetzt aber keinen Nachweis.

Validierung, Datenhaltung und Sicherheit

Regulierte Forschung verlangt Validierung. In GxP-Umgebungen müssen Installation, Funktionsprüfung und Änderungskontrolle dokumentiert sein. Fordern Sie Validierungsplan, Audit-Trail und Rollenkonzept als Nachweis an. Für computergestützte Systeme beschreibt der ISPE-Leitfaden GAMP 5 das Vorgehen; in den USA gilt zusätzlich 21 CFR Part 11 der FDA.

Bei der Datenhaltung stehen Cloud, On-Premise oder Hybrid zur Wahl. Prüfen Sie Auftragsverarbeitung, Serverstandort und Löschkonzepte. ISO 27001 zertifiziert Informationssicherheitsmanagementsysteme. Der Überblick zum BSI-Grundschutz beschreibt, wie Organisationen solche Systeme aufbauen und prüfen.

Die Plattformbeschreibung von Benchling dokumentiert Sicherheits- und Compliance-Funktionen der SaaS-Lösung.

Prüfen Sie, welche Norm der Anbieter nennt und ob ein Prüfbericht vorliegt. Fehlt der Beleg, bleibt das Kriterium offen.

Dokumentieren Sie Datenflüsse und Löschfristen. Bei personenbezogenen Daten brauchen Sie eine Rechtsgrundlage und einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Cloud-Anbieter müssen den Serverstandort und Unterauftragnehmer benennen.

Lizenzmodelle, Support und Kosten

Lizenzmodelle unterscheiden sich in Laufzeit, Nutzungsumfang und Übertragbarkeit. Verbreitet sind Abonnements, perpetual Lizenzen, akademische Lizenzen und campusweite Vereinbarungen. MathWorks erläutert in der Preis- und Lizenzübersicht von MathWorks Modelle für Einzel-, Netzwerk- und Campuslizenzen. Posit bietet kommerzielle und quelloffene Varianten an; LabVantage kombiniert Probenverwaltung mit Modullizenzen und beschreibt sie in der Produktdokumentation des Anbieters.

Support lässt sich über Reaktionszeit, Servicezeiten und Eskalationswege messen. Legen Sie ein Service-Level-Agreement mit prüfbaren Werten fest. Notieren Sie für jeden Anbieter, welche Leistung im Grundpreis enthalten ist und welche nicht.

Beispielrechnung, alle Beträge netto zzgl. 19 % MwSt.: Eine Abonnementlizenz kostet 2.400 Euro pro Jahr, ein Supportpaket 600 Euro pro Jahr. Das sind 3.000 Euro netto jährlich, mit 19 % MwSt. 3.570 Euro brutto. Für fünf Arbeitsplätze ergibt das 15.000 Euro netto bzw. 17.850 Euro brutto pro Jahr. Diese Rechnung ist ein Beispiel und keine Preisangabe eines Anbieters.

Kalkulieren Sie die Gesamtkosten über die geplante Nutzungsdauer. Im Beispiel ergeben fünf Jahre aus 15.000 Euro netto jährlich 75.000 Euro netto, brutto 89.250 Euro. Einmalige Kosten für Implementierung und Schulung kommen hinzu; ein niedriger Listenpreis kann dadurch teurer werden. Halten Sie jede Position mit Betrag, Zeitraum und MwSt.-Angabe fest.

Gewichtung, Nutzwertanalyse und Dokumentation

Für die Auswahl eignet sich eine gewichtete Nutzwertanalyse. Vergeben Sie je Kriterium ein Gewicht und je Anbieter Punkte auf einer einheitlichen Skala, etwa 0 bis 10. Die Matrix zeigt zwei fiktive Anbieter mit fünf Kriterien. Die Gewichte sind Beispielwerte.

Beispiel: Anbieter A erhält 0,30 × 8 + 0,20 × 5 + 0,25 × 9 + 0,15 × 7 + 0,10 × 6 = 7,3 Punkte. Anbieter B erhält 0,30 × 6 + 0,20 × 7 + 0,25 × 4 + 0,15 × 8 + 0,10 × 5 = 5,9 Punkte. A liegt damit vorn.

Entscheidend bleibt die Schwächenanalyse: B hat Nachteile beim Funktionsumfang, A beim Support.

Dokumentieren Sie je Anbieter mindestens eine Schwäche pro Kriterium und eine Spalte für offene Nachweise. Die Punktzahl ist ein Arbeitsinstrument, kein objektives Testurteil.

Ein Kriterium mit Gewicht null gehört nicht in die Matrix. Verschieben Sie Gewichte nur mit Begründung, damit die Entscheidung nachvollziehbar bleibt.

Checkliste für die Angebotsprüfung

Die Checkliste ersetzt keine fachliche Bewertung. Sie stellt sicher, dass kein Kriterium übersehen wird. Für jedes offene Feld notieren Sie den fehlenden Nachweis und die Frist.

Häufige Fragen

Wie viele Kriterien sollte der Katalog enthalten?

Vier bis acht gewichtete Kriterien reichen für die Praxis. Mehr Kriterien machen die Bewertung unübersichtlich. Wählen Sie nur Kriterien mit Einfluss auf den Projekterfolg.

Was tun, wenn ein Anbieter keinen Nachweis liefert?

Fordern Sie den vereinbarten Nachweis nach, etwa Datenblatt, Zertifikat oder Testzugang. Fehlt er, vergeben Sie null Punkte. Bei Muss-Kriterien scheidet das Angebot aus.

Welche Rolle spielen ISO 27001, BSI-Grundschutz und GxP?

ISO 27001 zertifiziert das Sicherheitsmanagement, der BSI-Grundschutz liefert die Methodik, GxP regelt die Validierung in regulierten Bereichen. Prüfen Sie, welche Anforderung Ihr Vorhaben auslöst.

Welche Lizenzmodelle sind üblich?

Abonnements, perpetual Lizenzen, akademische Lizenzen und campusweite Vereinbarungen. Achten Sie auf Laufzeit, Kündigungsfristen und Übertragbarkeit. Rechnen Sie Support und Wartung ein.